De sa création jusqu’à sa cessation, une entreprise traverse de nombreuses étapes. Ainsi, pour une raison ou une autre, il peut lui arriver de changer de locaux. Un déménagement peut s’avérer toutefois très sensible comme tâche et requiert donc une certaine organisation. Prenez en compte quelques conseils pour mener au mieux votre déménagement.
Déterminer les motifs de votre déménagement
Avant toute opération de déménagement, vous devez vous poser des questions. De ce fait, il est important d’identifier les raisons de votre déménagement vers de nouveaux locaux. Ces motifs sont multiples. Vous pouvez vouloir déménager pour :
- Aller dans des locaux plus grands ou plus petits ;
- Effectuer une fusion ;
- Réduire des charges.
Quelle que soit la raison du déménagement de votre entreprise, vous devez bien réfléchir sur la question puis vous assurer qu’elle va dans l’intérêt de l’entreprise.
Choix de nouveaux locaux et de la date du déménagement
Qui parle de déménagement fait référence à de nouveaux locaux. Il vous faut donc trouver le local idéal pour votre entreprise. La détermination du nouveau siège rend plus concret le projet de déménagement. Cette étape permet aux employés de se projeter dans leur nouveau lieu de travail. Vous devez commencer par faire la liste de vos besoins.
Vous pouvez faire appel à une agence de déménagement spécialisée dans les déménagements professionnels. Après cela, choisissez des locaux puis visitez-les avec une personne expérimentée. Après le choix du bon local, passez à la négociation du contrat de bail ou d’achat puis à la signature.
Au cas où il serait important d’effectuer des travaux, faites appel à des professionnels. Il est aussi important de fixer la date de votre déménagement. Cela vous permet d’établir un rétro-planning pour bien suivre tous les événements à organiser avant la date butoir.
Pensez à mettre la date de déménagement dans le week-end pour ne pas perturber vos activités.
Mettre vos collaborateurs ou employés au courant du changement de locaux
En cas de déménagement, il est nécessaire de prévenir vos collaborateurs ou employés à l’avance. Cela évite de les mettre devant le fait accompli.
Ils ont ainsi le temps de se préparer et de prendre les dispositions nécessaires. Il est donc bien d’impliquer chaque salarié dans ce processus. Tout cela pourra faciliter leur transition professionnelle.
Organisation physique de votre déménagement
Dans l’organisation du déménagement d’une entreprise, de nombreux éléments entrent en jeu. Cependant, certains nécessitent un minimum d’attention et de savoir-faire.
Inventaire de vos mobiliers
Il vous faut effectuer un inventaire de tous vos biens mobiliers notamment les données internet et le parc informatique. Ces derniers constituent en fait l’organe stratégique de votre société. Ils doivent donc être déplacés au dernier moment. Faites donc un recensement des matériaux informatiques et marquez-les selon le salarié à qui il appartient.
Confiez la déconnexion et la reconnexion des serveurs à des professionnels qualifiés et de confiance.
Préparation de vos cartons
Pour le déménagement, faites le tri dans vos dossiers. Ne gardez que ceux qui sont utiles à la continuité de l’exercice de l’entreprise. De même que pour les mobiliers de bureau, débarrassez-vous de tout ce qui est obsolète. Au lieu de les détruire, vous pouvez les donner ou les vendre.
Vous pouvez maintenant commencer à emballer les cartons, mais assurez-vous de bien les étiqueter pour vous retrouver pendant le déballage.
Mises à jour de vos documents
En changeant de local, vous devez informer les autorités de même que vos partenaires, vos clients ainsi que vos prestataires. Cela peut se faire par mail ou par courrier.
Vous devez aussi modifier votre adresse sur tous vos documents officiels, à savoir :
- Cartes de visite ;
- Prospectus ;
- Brochures ;
- Lettre à en-tête.
Procédez à ce changement de manière progressive en épuisant le stock de vos anciens documents.
Intégrer les nouveaux locaux
Après toutes les étapes de déménagement et d’aménagement de votre nouveau local, vous pouvez l’intégrer. Vous pouvez organiser une soirée en vue de l’inauguration.
Inviter vos clients et partenaires leur permettra de se familiariser avec les nouveaux locaux. N’oubliez pas de mettre au propre les anciens locaux avant de rendre les clés.
